Juridische informatie

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 4 oktober 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van het platform Civita One door communities, zoals verenigingen van eigenaars, beheerkantoren en besturen (de „klant”). Ze gelden tussen professionele partijen. Afspraken in een ondertekende offerte gaan voor op deze voorwaarden.

1. De dienst

Civita One is een online platform waarmee een community haar administratie beheert: units en appartementen, incidenten en meldingen, contacten, een kennisbank, verhuurinformatie en een financieel overzicht. Nieuwe functies kunnen worden toegevoegd. Functies buiten het standaardpakket bieden we aan via een aparte offerte.

2. Accounts en gebruikers

De klant bepaalt wie toegang krijgt en met welke rol, en zorgt dat gebruikers hun inloggegevens geheimhouden. De klant is verantwoordelijk voor wat haar gebruikers in het platform plaatsen en zorgt dat dat wettig is en geen rechten van anderen schendt. We mogen een account tijdelijk blokkeren bij misbruik of een beveiligingsrisico.

3. Prijzen en betaling

• De prijs geldt per community per maand en hangt af van het aantal units, volgens de prijzen op onze website op het moment van inschrijving. Alle prijzen zijn exclusief btw.
• Bij jaarlijkse betaling geldt een korting van 10% en wordt het jaarbedrag vooraf gefactureerd. Voor communities met meer dan 300 units geldt een offerte op maat.
• Een nieuwe community krijgt een gratis proefperiode van 30 dagen, zonder betaalgegevens. Wie na de proefperiode geen pakket kiest, betaalt niets; de toegang wordt dan beperkt zoals hieronder beschreven.
• Je betaalt automatisch (kaart of SEPA-domiciliëring) of op factuur. Betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener Stripe. Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen.
• Elk pakket heeft een maximum aantal units en een maximum aantal accounts per unit (standaard twee eigenaarsaccounts en twee meekijkers). Huurders, het bestuur en de beheerder tellen niet mee.
• Is de proefperiode afgelopen zonder abonnement, of blijft een betaling uit, dan is de community gedurende 14 dagen alleen-lezen. Daarna is ze niet meer bereikbaar tot het abonnement in orde is. Gegevens gaan hierdoor niet verloren.
• We kunnen onze prijzen aanpassen. Een prijswijziging melden we minstens twee maanden vooraf en ze geldt pas vanaf de volgende betaalperiode.

4. Duur en opzegging

Een maandabonnement loopt per maand en kan elke maand worden opgezegd, met ingang van de volgende maand. Een jaarabonnement wordt telkens met een jaar verlengd, tenzij het uiterlijk één maand voor het einde van de lopende periode wordt opgezegd. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald. Na het einde van de overeenkomst kan de klant gedurende 30 dagen een export van haar gegevens vragen; daarna verwijderen we ze.

5. Beschikbaarheid en ondersteuning

We doen er alles aan om het platform veilig en beschikbaar te houden, maar kunnen geen ononderbroken werking garanderen. Gepland onderhoud voeren we zoveel mogelijk uit buiten de kantooruren. Voor ondersteuning kun je ons mailen via team@madreselva.com.

6. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor het schadegeval aan ons betaalde. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving of verlies van gegevens die de klant niet zelf bewaarde, behalve bij opzet of grove fout.

7. Intellectuele eigendom

Het platform en de software blijven ons eigendom. De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een gebruiksrecht. Alle gegevens en documenten die de klant in het platform plaatst, blijven van de klant.

8. Verwerkersovereenkomst

Voor persoonsgegevens die de klant in het platform bewaart, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Koen Hermans - VisionAir GCV verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Daarbij geldt:

• We verwerken de gegevens alleen volgens de instructies van de klant en om de dienst te leveren.
• Wie bij ons toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
• We nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van gevoelige teksten en toegangsbeheer per rol.
• We schakelen alleen subverwerkers in die in onze privacyverklaring staan. Nieuwe subverwerkers melden we vooraf, zodat de klant bezwaar kan maken.
• We helpen de klant bij verzoeken van betrokkenen en bij het naleven van haar verplichtingen, en melden een datalek zonder onnodige vertraging.
• Bij het einde van de overeenkomst verwijderen of retourneren we de gegevens, naar keuze van de klant.
• De klant mag nagaan of we deze afspraken naleven; we geven daarvoor de nodige informatie.

9. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen melden we minstens een maand vooraf. Gaat de klant niet akkoord, dan kan ze de overeenkomst opzeggen voor de wijziging ingaat.

10. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het recht van toepassing van het land waar Koen Hermans - VisionAir GCV gevestigd is (Belgium). Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van onze vestigingsplaats.